Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Helsinkiläisten loma- ja virkistysyhdistys ry. (”Yhdistys”)

Osoite: Peukaloisentie 8 G 48, 00820 Helsinki
Puhelin: 044 293 6465
Sähköposti: bjorknasinhuvila@gmail.com
Yhteyshenkilö: jäsensihteeri Johanna Sunikka, puhelin 0445450254.
Rekisterijärjestelmän nimi: Yhdistyksen jäsenrekisteri (“Rekisteri”).

Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (Yhdistysavain Rekisteri) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Avoine Oy) palvelimille.

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien, Yhdistyksen toimintaan liittyvien luonnollisten henkilöiden, yhteyshenkilöiden sekä Yhdistyksen luottamushenkilöiden henkilötietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyslain velvoitteeseen ylläpitää jäsenluetteloa.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään rekisteröityjen henkilötietoja.
Yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja.
Rekisterissä voi olla myös yhteistyökumppaneiden tietoja.

Näitä tietoja ovat:

• Jäsenen etu- ja sukunimi;*
• Jäsenen lähiosoite*
• Jäsenen postinumero*
• Jäsenen postitoimipaikka*
• Jäsenen sähköpostiosoite*
• Jäsenen puhelinnumero*
• Alaikäisen jäsenen huoltajien sähköpostiosoitteet
• Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, liittymisvuosi ja mahdollinen toimenkuva yhdistyksessä)
• Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset).

Muut luonnolliset henkilöt yllä olevien lisäksi

• Yhteisön nimi
• Yhteyshenkilön nimi
• Toimiala

*) tähdellä merkityt ovat pakollisia tietoja. Pakollisten tietojen keräämisen perustelu: Yhdistys pitää yllä yhdistyslain 11 §:n edellyttämää luetteloa jäsenistä. Lain mukaan jäsenluetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsenrekisteri tunnistaa jäsenet nimen, lähiosoitteen, postinumeron ja jäsenen kotipaikan postitoimipaikan mukaan. Yhdistys käyttää jäsentiedotuksessa ja jäsenmaksun laskutuksessa jäsenen sähköpostiosoitetta ja jäsentyyppiä.

Yhdistys käyttää jäsenen puhelinnumeroa yhdistyksen veneiden käytön seurantaan ja poikkeustapauksissa nopeaa tiedotusta varten.

Jäsen, joka ei ole maksaneet kuluvan vuoden jäsenmaksua, poistetaan jäsenrekisteristä yhdistyksestä eronneena Yhdistyksen hallituksen tekemän erottamispäätöksen jälkeen.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on pääsy vain niillä Yhdistyksen hallitukseen kuuluvilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja vapaaehtoistehtävien hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muussa kuin Yhdistyslain määrittämien Yhdistyksen velvollisuuksien toteuttamiseksi. Niitä ovat seuraavat tapaukset:

Henkilötietoja voidaan siirtää Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys ei käytä palveluntarjoajia, jotka siirtävät henkilötietoa EU: n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan. Muun lainsäädännön niin edellyttäessä tai Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella jäsentietoja voidaan säilyttää 10 vuotta. Se tarkoittaa, että ne säilyvät osin yhdistyksen pöytäkirjoissa ja kirjanpito- ja tilinpäätösaineistoista (KKO 2017:15).

10. Profilointi

Yhdistys ei toteuta henkilötietojen käsittelytoimissa automaattista profilointia eikä lähetä kohdennettuja markkinointiviestejä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät
• henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Jäsenen tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Jäsenen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Yhdistyksen hallitukselle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Helsingin loma- ja virkistysyhdistys ry.
Jäsensihteeri Johanna Sunikka
bjorknasinhuvila@gmail.com

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on hyväksytty ja päivitetty 16.11.2021.